Insulation for a better tomorrow

Informace týkající se ochrany údajů


Zpracování údajů o zaměstnancích


Zavázali jsme se chránit Vaše osobní údaje a splňovat požadavky příslušných právních předpisů týkajících se ochrany údajů, zejména pak evropského Obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) a zákona o zpracování osobních údajů , a Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v souladu s právními předpisy  nebo  na základě Vámi vyjádřeného souhlasu.


V rámci těchto informací týkajících se ochrany údajů objasňujeme, které údaje (včetně osobních údajů) zpracováváme ve spojení s pracovněprávním vztahem.


I. Kdo  je správcem osobních údajů?


Správcem osobních údajů je společnost URSA SK s.r.o., IČO: 36 528 773 se sídlem Bratislava 831 04, Tomášikova 50/E. Výrazy jako „my“, „naše společnost“ apod. v tomto dokumentu odkazují na výše uvedenou organizaci.


V rámci URSA SK s.r.o. a URSA CZ s.r.o. dochází k sdílení osobních údajů mezi jejími jednotlivými členy. Společnosti URSA SK s.r.o. a URSA CZ s.r.o. Vám zaručují stejnou úroveň ochrany Vašich dat.


V souladu s nařízením GDPR nemusí mít naše společnost ustanoveného pověřence pro ochranu osobních údajů.


II. Jaká data zpracováváme?


Plnění Vašeho pracovněprávního vztahu vyžaduje zpracování osobních údajů.


1. Základní údaje: Zpracováváme určité obecné údaje týkající se Vaší osoby a Vašeho pracovněprávního vztahu s naší společností, dále jen „základní údaje“. Základní údaje zahrnují:


a) jakékoli informace poskytnuté Vámi během přijímacího procesu nebo informace, jež jsme si od Vás vyžádali (např. jméno, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, datum narození, rodinný stav,  státní příslušnost a informace o Vašem vzdělání a předchozím zaměstnání);


b) jakékoli informace uložené ve spojení s naším personálním rozhodnutím (zejména podrobnosti o Vaší pracovní smlouvě a informace o Vaší pozici v naší organizaci);


2. Údaje o výkonnosti: Zpracováváme osobní údaje shromážděné během Vašeho pracovního poměru, jež nejsou pouhou aktualizací Vašich základních údajů, a tyto nazýváme „údaje o výkonnosti“. Údaje o výkonnosti zahrnují:


a) informace o výkonu Vašich pracovních úkolů, např. Vaši pracovní dobu / absenci a případně hodnocení Vaší výkonnosti;


b) informace o Vašem plnění pracovněprávního vztahu, např. naše platby Vaší osobě nebo jiné benefity či náhrady;


c) informace, které naší společnosti poskytujete během Vašeho pracovního poměru, a to jak aktivně, tak na naši žádost;


d) osobní údaje, které naší společnosti během Vašeho pracovního poměru poskytujete Vy nebo třetí strany (zejména státní instituce, např. správa sociálního zabezpečení či [daňové] úřady); tyto mohou zahrnovat informace o pracovní neschopnosti, těhotenství, narození dítěte, invaliditě, sňatku nebo podobných změnách v rodinném stavu;


3. Výše uvedené kategorie údajů mohou zahrnovat speciální kategorie osobních údajů, zejména zdravotní údaje (např. informace o Vaší neschopnosti, údaje o změněné pracovní schopnosti, údaje v souvislosti s pracovním úrazem nebo nemocí z povolání aj. i).


III. 

Pro jaké účely a na jakém právním základě zpracováváme Vaše osobní údaje?


1. Základní údaje a údaje o výkonnosti a využívání zpracováváme z důvodu plnění Vašeho pracovněprávního vztahu s naší společností na základě Článku 6 odstavec 1 b) GDPR


2. Základní údaje a údaje o výkonnosti a využívání můžeme také zpracovávat z důvodu vyhovění zákonným povinnostem, jež musíme plnit; toto zpracování se řídí Článkem 6 odstavcem 1 c) GDPR. Zákonné povinnosti mohou zejména zahrnovat povinné sdělování osobních údajů správě sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně, finančnímu úřadu.


3. V nezbytném rozsahu zpracováváme osobní údaje (nad rámec zpracování pro účely plnění pracovněprávního vztahu nebo  plnění právních povinností  také pro účely našich  oprávněných zájmů nebo  oprávněných zájmů třetích stran na základě Článku 6 odst. 1 f) GDPR.  Oprávněné zájmy mohou zahrnovat:


a) celoskupinové procesy pro interní správu údajů o zaměstnancích;


b) stanovení právních nároků nebo obranu proti právním nárokům;


c) předcházení trestným činům a jejich vyšetřování;


d) zachování bezpečnosti našich systémů informačních technologií;


e) zachování bezpečnosti našich provozních prostorů a infrastruktury;


f) řízení a další rozvoj naší obchodní činnosti včetně řízení rizik.


4. Pokud kategorie údajů specifikované výše v Oddílu II. obsahují speciální kategorie osobních údajů (např. údaje o zdravotním stavu), pak tyto údaje zpracováváme z důvodu plnění povinností v oblasti zaměstnávání a práv v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany na základě Článku 9 odst. 2 b) GDPR.


5. Pokud během  výběrového řízení nebo po dobu existence pracovněprávního vztahu u naší společnosti bude zapotřebí zpracování i dalších osobních údajů, které není možné zpracovávat na základě některého ze shora uvedených titulů, budou takovéto osobní údaje zpracovávány výlučně na základě Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů na základě Článku 6 odst. 1 a) GDPR, a to výlučně k účelům uvedeným v souhlasu. Pokud se souhlas týká speciálních kategorií osobních údajů (např. údajů o zdravotním stavu), řídí se zpracování Článkem 9 odst. 2 a) GDPR.


Upozorňujeme, že:


­ Vaše prohlášení souhlasu je vždy dobrovolné s tím, že prohlášení souhlasu ani případné pozdější zrušení souhlasu nebude mít negativní důsledky na plnění Vašeho pracovněprávního vztahu;


­ neposkytnutí souhlasu nebo zrušení souhlasu však může nést následky a naše společnost Vás bude o těchto následcích informovat předtím, než Vám bude poskytnuta možnost vyjádřit váš souhlas či nesouhlas;


­ svůj souhlas můžete kdykoli zrušit s budoucím účinkem, např. formou oznámení zaslaného poštou, faxem, e-mailem s použitím kontaktních informací uvedených na první straně tohoto dokumentu.


IV.

Jste povinni poskytovat údaje? Důsledky neposkytunutí osobních údajů.


Poskytování základních údajů, údajů o výkonnosti a údajů o využívání  uvedených výše v Oddílu II. je nezbytné pro vznik pracovněprávního vztahu s naší společností a jeho zachování, pokud není stanoveno jinak před shromažďováním nebo během shromažďování těchto údajů. Bez poskytnutí těchto údajů nejsme schopni s Vámi uzavřít pracovněprávní vztah ani tento zachovat, nebo plnit povinnosti z něj plynoucí, nebo s ním související.


Pokud od Vás shromáždíme další údaje, budeme Vás informovat, zda je poskytnutí těchto údajů založené na právním či smluvním závazku nebo zda je nezbytné pro plnění dohody (zejména Vaší pracovní smlouvy). Naše společnost obvykle uvádí, které údaje mohou být poskytnuty dobrovolně, tj. jejich poskytnutí není založené na právním či smluvním závazku nebo není nezbytné pro plnění dohody.


V.

Kdo obdrží Vaše údaje nebo k nim má přístup?


Vaše osobní údaje se  výlučně zpracovávají v rámci naší společnosti. V závislosti na kategoriích osobních údajů mají k Vašim osobním údajům povolen přístup pouze vyhrazená oddělení  nebo pověření zaměstnanci. Mezi tyto jednotky patří zejména zaměstnanec pověřený správou personální oblasti, Vaši nadřízení, a pokud jsou údaje zpracovávané pomocí naší IT infrastruktury, také naše oddělení IT. V závislosti na koncepci řízení zahrnující role a práva je přístup k osobním údajům omezen na funkce a rozsah nezbytný pro daný účel zpracování.


V rozsahu dovoleném zákonem můžeme předávat Vaše osobní údaje příjemcům mimo naši společnost. Tito externí příjemci mohou zahrnovat:


­ sesterské a dceřiné společnosti v rámci skupiny Xella, jimž můžeme předávat osobní údaje pro účely interního zpracování údajů o zaměstnancích;


­ poskytovatele služeb, kteří na základě samostatných smluv uzavřených s naší společností poskytují určité služby, jež mohou zahrnovat zpracování osobních údajů, jakož i schválené subdodavatele našich poskytovatelů služeb jako např. externí mzdová účtárna, finanční účtárna, daňoví poradci a advokáti;


- soukromé či veřejné organizace, a to v rozsahu, v němž jsme těmto povinni předávat Vaše osobní údaje na základě zákonných povinností, jimiž jsme povinni se řídit (policie, exekutoři, insolvenční správci).


Zpracování osobních údajů mohou pro naši společnost provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.


VI.

Jak dlouho se Vaše údaje uchovávají?


Vaše osobní údaje obecně uchováváme, dokud trvá zájem na jejich uchovávání, to včetně doby nutné pro uplatnění nároků z pracovněprávního vztahu, jakož i doby pro plnění archivačních povinností, nebo do doby odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.


I bez odůvodněného zájmu můžeme tyto údaje nadále uchovávat, pokud existují příslušné zákonné povinnosti (např. vyhovění zákonné povinnosti tyto uchovávat). Vaše osobní údaje smažeme i bez žádosti z Vaší strany, jakmile jejich další uchovávání již není potřeba pro účely, pro něž tyto údaje byly shromážděny či jinak zpracovávány, nebo pokud další uchovávání odporuje legislativě.


Vaše základní údaje a další údaje shromážděné během Vašeho pracovního poměru se obecně uchovávají do konce Vašeho pracovního poměru. Údaje se v každém případě smažou, pokud bylo dosaženo účelu, pro nějž byly shromážděny či zpracovány. Tímto okamžikem může být ukončení Vašeho pracovněprávního vztahu s naší společností. Pokud je nezbytné uchovat osobní údaje z důvodu vyhovění zákonným povinnostem, jsou tyto údaje uchovávány do konce příslušné doby uchování, a to i po případném skončení pracovněprávního vztahu. Pokud se osobní údaje zpracovávají pouze z důvodu vyhovění zákonné povinnosti jejich uchovávání, je přístup k těmto údajům omezen tak, aby tyto údaje byly přístupné pouze pro účely vyhovění povinnosti uchování.


VII.

Jaká jsou Vaše práva jako subjektu údajů?


Jako subjekt údajů smíte:


­ požadovat přístup k Vašim osobním údajům, viz Článek 15 GDPR;


­ požadovat opravu nesprávných osobních údajů, viz Článek 16 GDPR;


­ požadovat výmaz Vašich osobních údajů, viz Článek 17 GDPR;


­ požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, viz Článek 18 GDPR;


­ požadovat výkon práva na přenositelnost údajů, viz Článek 20 GDPR;


­ vznést námitku týkající se zpracování Vašich osobních údajů, viz Článek 21 GDPR.


Výše uvedená práva mohou být uplatněna vůči naší společnosti, např. zasláním žádosti s využitím kontaktních údajů uvedených na první straně tohoto dokumentu.


Kromě toho máte právo podat stížnost týkající se  zpracování a nakládání s Vašimi osobními údaji, a to příslušnému dozorovému úřadu, viz Článek 77 GDPR.


Podpisem tohoto dokumentu prokazujete svou obeznámenost a souhlas s výše uvedenými informacemi.


VIII.


Naše společnost nepoužívá při zpracování osobních údajů automatizované rozhodování. V omezeném rozsahu dochází při zpracování osobních údajů k profilování zaměstnanců, jejich pracovních pozic, mzdových nároků a chování v souvislosti s čerpáním výhod ze zaměstnaneckých a benefitních systémů, nebo vyhodnocováním výkonnosti zaměstnanců. Uvedené činnosti jsou používány výlučně za účelem zkvalitnění poskytovaných věrnostních, benefitních programů zaměstnanců, ke zlepšování personální politiky naší společnosti a celé skupiny.


IX.


Naše společnost nepředává Vaše osobní údaje, ani je nezpřístupňuje třetím osobám se sídlem mimo Evropskou unii. Společnost nemá v úmyslu tyto údaje předávat mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

​​​​​​​​